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Manuais - Introdução à Internet - Excel - Computador - Usar o computador - Gestão Informática - Computadores na empresa - Scanners

Introdução

O Microsoft Excel é uma ferramenta bastante poderosa que permite a manipulação de dados e que permite tirar proveito da grande capacidade cálculo dos computadores.

Estes apontamentos sucintos visam utilizadores de Excel que conhecem as suas funcionalidades básicas e que pretendem tirar proveito das funcionalidades avançadas por forma a tirar estatísticas diversas com base em listagens no Excel.

São indicadas as funções mais úteis mas o utilizador terá que consultar a ajuda do próprio Excel para saber quais os parâmetros necessários para cada função. (Ao escrever uma fórmula se carregar no = existente à esquerda vai ter uma ajuda na introdução da fórmula).

Funções

Funções estatísticas no Excel

As fórmulas em Excel começam sempre por um sinal + ou por um sinal de =. A seguir à indicação da função deve ser indicado o conjunto de células sobre o qual se pretendem efectuar os cálculos. O conjunto de células pode ser continuo ou descontinuo. Por exemplo SUM(A1:A10;C10:C14). Para se indicar conjuntos descontinuos com o rato usar a tecla CTRL ao mesmo tempo. Para qualquer conjunto de valores existem algumas funções básicas no Excel.

SUM	Calcula a soma das células
AVERAGE	Calcula a média dos valores das células
COUNT	O número de células que têm valores
COUNTA	O número de células não vazias
MAX	O valor máximo no conjunto de células
MIN	O valor mínimo no conjunto de células
STDEV	O desvio padrão do conjunto de células

Função IF

A função IF permite efectuar cálculos de uma forma diferente de acordo com uma expressão. A sua forma é IF( condição; valor se verdadeira; valor se falsa).

Funções de análise de erro

Estas funções permitem com a função IF verificar se existem valores incorrectos e colocar novos valores. Por exemplo =+IF( ISBLANK(A1);0;A1)

ISBLANK	Verdadeiro se a célula estiver vazia
ISERROR	Verdadeiro se erro (#N/A, #VALUE!, #REF!, #DIV/0!, #NUM!, #NAME?, or #NULL!).
ISNONTEXT	Verdadeiro se não for texto
ISNUMBER	Verdadeiro se for um número
ISTEXT	Verdadeiro se for texto

Funções matemáticas

ABS	Valor absoluto
COUNTIF	Conta o número de células que obedeçem a uma condição
INT	Devolva a parte inteira de um número
SIGN	Retorna -1, 0 ou +1 de acordo com o sinal
SUMIF	Soma os valores das células que obedeçam a uma condição
SUMPRODUCT	Dá o valor da soma do produto de 2 colunas

Para arredondamento de números existem ainda as funções CEILING, FLOOR, ROUND, ROUNDDOWN, ROUNDUP, TRUNC

Funções de pesquisa

As funções de pesquisa são essenciais no relacionamento de valores de uma lista com outra lista.

CHOOSE	Permite escolher um valor de uma lista
COLUMN	Indica o número da coluna
HLOOKUP	Pesquisa na horizontal um valor e retorna o valor que se encontra n linhas abaixo.
INDEX	Permite indicar dentro de uma lista qual a linha e coluna da qual se pretende obter o valor
INDIRECT	Serve para fazer uma referência indirecta a uma célula. Se forem apagadas ou deslocadas células a referência mantêm-se
LOOKUP	Igual ao HLOOKUP e VLOOKUP mas em vez de procurar um valor específico retorna o valor correspondente ao valor mais próximo
MATCH	Funciona de forma semelhante ao LOOKUP mas retorna a posição do item
ROW	Retorna o número da linha
VLOOKUP	Pesquisa na vertical um valor e retorna o valor que se encontra n colunas à direita

Funções de bases de dados

As funções de bases de dados requerem 3 partes:

Indicação do bloco correpondente à base de dados. No cimo de cada bloco é necessário que esteja indicado o nome da coluna
Indicação do campo sobre o qual se pretende efectuar a operação
Indicação do critério de pesquisa

As funções correspondem as funções matemáticas existentes anteriormente. Os critérios são definidos através da utilização de células com a indicação do nome do campo por cima e do critério por baixo.

DAVERAGE	Valor médio
DCOUNT	Número de células com números
DCOUNTA	Número de células preenchidas
DMAX	Valor máximo
DMIN	Valor mínimo
DSTDEV	Desvio padrão
DSUM	Soma da coluna das fichas que obedecem ao critério

Auditing

Quando começa a encher uma folha de cálculo de fórmulas complexas por vezes torna-se complicado ver de onde é que resulta cada valor. Nesses casos deverá usar a função TOOLS AUDITING. Com esta função consegue ver através de setas com que células está uma célula relacionada.

Pivot Table

A funcionalidade Pivot Table é das funcionalidades mais potentes do Excel e permite efectuar um tratamento de dados potente e multidimensional. Mesmo a nível de bases de dados como o Access não tem esta capacidade. Seleccionando a tabela faz-se DATA PIVOT TABLE REPORT.

imah

Carregando Next neste ecrã e no seguinte onde se definem os dados que estão a ser tidos em conta tem-se:

imah

Aqui pode-se escolher o que se pretende ter nas linhas e o que se pretende ter nas colunas. Em Data será os dados que se pretende. Para tal arrasta-se o título das colunas para os locais correspondentes e no caso dos valores um duplo clic permite indicar a função de agragação pretendida. A Page permite gerar uma página por cada valor do campo aí colocado.

Carregando em NEXT 2 vezes vai-se obter a página seguinte. Nesta imagem é possível ver os totais agregados de acordo com o que foi especificado.

Através da Toolbar do Pivot Table é possível indicar o critério de ordenação que se pretende, os valores que se pretendem esconder e ainda se pode fazer agrupamentos diversos dos valores.

É ainda possível rever os campos e valores que se pretendem visualizar. É ainda possível acrescentar campos e valores calculados a estas tabelas.

imah

O ponto de exclamação permite fazer o refrescamento e faz com que a tabela seja recalculada de acordo com as alterações que tenham sido efectuadas no sistema de base.

Ligação a outros ficheiros e folhas

No Excel pode estabelecer ligação a outros ficheiros. Para tal a forma mais fácil é de abrir os 2 ficheiros entre os quais pretende estabelecer ligação e depois criar a fórmula num ficheiro com referência ao outro ficheiro.

A fórmula ficará do tipo +[Book1]Sheet1!$E$7 onde Book1 é o nome do ficheiro e Sheet é o nome da folha. No caso de várias folhas ficará só +Sheet1!$E$7.

Para mudar entre vários ficheiros no Excel poderá usar o CTRL + F6 ou o menu Window. Para mudar entre várias páginas pode usar CTRL+PG DN ou CTRL+ PG UP ou o rato.

Programação simples

O Excel permite efectuar programação em Visual Basic para automatizar uma série de tarefas. No entanto para quem começa a forma mais fácil é usar o gravador de macros e a partir daí fazer a programação que pretenda. Para gravar uma macro o que tem a fazer é:

TOOLS - MACROS - RECORD NEW MACRO.
Indicar o nome da macro a gravar
Executar os passos que se pretendem tornar automáticos
Carregar em TOOLS - MACROS - STOP RECORDING ou no botão de parar

A partir deste ponto tem já criado um ficheiro com um programa em Visual Basic que pode em seguida editar fazendo TOOLS - MACROS - MACRO… - EDIT.

Para editar programas assim criados é conveniente ter instalado no seu computador o Help do Excel sobre programação.

O exemplo abaixo foi gerado automaticamente e copia o bloco de células A1:C13 para E1 e coloca na célula H3 o valor 3.

Sub Macro1()

     Range("A1:C13").Select
     Selection.Copy
     Range("E1").Select
     ActiveSheet.Paste
     Application.CutCopyMode = False
     Range("H3").Select
     ActiveCell.FormulaR1C1 = "3"

End Sub

Pode igualmente criar macros para abrir outros ficheiros de Excel e copiar os dados para outra folha ou gerar gráficos automaticamente.

Contacto: pjssms@gmx.net Acerca do autor: Curriculum Vitae - Bases de dados

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