Formularios

Alojamento

Formulários (Forms)

O Access pemite configurar a forma como os dados são visualizados e editados através da utilização de formulários. nestes formulários é possível acrescentar também gráficos e cores. A ordem e disposição dos campos é definida pelos utilizadores.

Os formulários apresentam as seguintes vantagens quando comparadas com o modo de visualização dos dados em tabelas:

  • Regras de validação de entradas indicadas pelo utilizador.

  • Percorrer dados de várias tabelas.

  • Susbtituir formulários existentes em papel.

  • Podem incluir sons e imagens na introdução de dados.

A barra de ícones dos formulários

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Quando se trabalha com formulários a barra de cima surge com os seguintes ícones:

  • Desenho de formulários.

  • Gravar formulário

  • Imprimir formulário

  • Prévisualizar impressão de formulário

  • Corrector ortográfico

  • Cortar

  • Copiar

  • Colar

  • Colar formato

  • Desfazer última operação

  • Hyperlink

  • Ordenar por ordem ascendente

  • Ordenar por ordem descendente

  • Filtro por exemplo

  • Filtro por formulário

  • Retirar filtro

  • Procurar

  • Introduzir nova ficha

  • Apagar ficha

  • Propriedades

  • Janela da base de dados

  • Novo objecto

  • Ajuda

Introduzir dados com um formulário

Para introduzir dados com um formulário é necessário abrir esse formulário. Para tal fazer:

  1. Carregar no botão de formulários.

  2. Seleccionar o formulário pretendido e carregar em OPEN ou fazer um duplo clic.

Os tipos de campos existentes num formulário são:

  • Caixa de texto preenchido automaticamente

  • Caixa de texto a ser preenchido pelo utilizador.

  • Lista de opções a serem escolhidas pelo utilizador.

  • Botões

  • Caixas de validação

  • Imagens OLE.

  • Caixa com campos do tipo MEMO.

  • Caixas de escolha de opções.

Quando se editam dados num formulário funcionam todas as teclas vistas anteriormente e ainda as teclas PAGE DOWN e PAGE UP para passar para a ficha anterior e para a seguinte.

Para se acrescentar uma nova ficha deslocamos-nos para a última ficha ou então executa-se o comando RECORDS - DATA ENTRY.

Procura de uma ficha

Se pretendermos procurar, por exemplo, o nome duma pessoa, basta fazer o seguinte:

  1. Colocar o cursor no campo do nome da pessoa.

  2. Carregar no ícone do binóculo imah.

  3. Na caixa de diálogo e dentro da caixa FIND WHAT colocar o nome a procurar.

  4. Na caixa WHERE seleccionar se se pretende procurar um nome exactamente igual ao que se indicou (MATCH WHOLE FIELD), se pretende encontrasr um nome que tenha esse início (START OF FIELD) ou se pretende apenas que essa nome exista no campo (ANY PART OF FIELD).

  5. Carregar no botão FIND FIRST.

  6. Se não for essa a ficha pretendida carregar no botão FIND NEXT até encontrar a ficha pretendida.

  7. Carregar em CLOSE.

Pode-se ainda escolher que se pretende procurar em todos os campos através da opção SEARCH IN ALL FIELDS.

Este método pode ser usado em conjunto com os métodos explicados anteriormente para alterar e apagar fichas

Utilização de filtros

Nos formulários é possível utilizar filtros para restringir as fichas que surgem no ecrã. 

A forma mais fácil de encontrar todas as ocorrências de uma valor é seleccionar um campo com esse valor e carregar no botão imah. Desse modo irá ver-se todas as ocorrências com esse valor.

Para pesquisas mais complexas fazer :

  1. Carregar no botão Filter by Form imah.

  2. Seleccionar as condições a ser observadas pelos vários campos

  3. Carregar no botão para aplicar o filtro.

Para voltar a visualizar todas as fichas carregar no botão imah

Para aceder à forma de selecção através de uma pesquisa utilize o comando RECORDS - FILTER - ADVANCED FILTER/SORT o qual permite definir filtros mais complexos e até gravá-los como queries.

Ordenação de dados

Para ordenar os dados basta colocar o cursor na coluna pela qual se pretende ordenar os dados e carregar num dos botões imah. 

O primeiro botão coloca as fichas por ordem ascendente e o segundo botão coloca as fichas por ordem descendente.

Criação rápida de formulários

O Access facilita a criação rápida de formulários a partir de tabelas criadas pelo utilizador. Os formulários também podem ser criados a partir de pesquisas definidas pelo utilizador.

A ferramenta para o fazer é o FORM WIZARDS, de notar que em inglês a palavra WIZARD significa mágico ou feiticeiro. Sempre que um ícone tiver uma espécie de uma estrela no canto superior esquerdo isso indica que dá acesso a um Wizard.

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Os passos necessários para criar um formulário utilizando o FORM WIZARD são:

  1. Se ainda não estiver seleccionado carregue no botão dos FORMS.

  2. Carregue no botão NEW para criar um novo formulário.

  3. Escolha a opção Form Wizard como na imagem.

  4. Na caixa abaixo selecciona a tabela ou pesquisa a partir da qual quer criar o formulário.

  5. Carregue no botão do FORMWIZARDS.

  6. Escolha a opção SINGLE COLUMN.

  7. Carregue em OK.

  8. Carregue no botão >> para acrescentar todos os campos ao formulário.

  9. Carregue no botão NEXT.

  10. Escolha a aparência pretendida.

  11. Carregue em NEXT.

  12. Carregar no ícone do modo de visualização de formulário.

  13. Execute o comando FILE SAVE FORM para gravar o formulário.

Alteração de formulários

Após se ter criado o formulário a sua apresentação deve ser alterada para o tornar mais fácil de ler e bem organizado. Para alterar um formulário faz-se:

  1. Selecciona-se o formulário a ser alterado.

  2. Carrega-se no botão DESIGN.

  3. Selecciona-se a entidade a ser alterada e executa-se uma operação sobre ela.

Zonas do formulário :

  • Cabeçalho - Onde habitualmente se coloca um título e descrição acerca do formulário.

  • Zona de detalhe - Onde se coloca o corpo principal do formulário.

  • Rodapé - Fundo do formulário

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Se pretender criar novos campos pode usar a Toolbox para escolher o tipo de campo. Ao arrastar um ícone da toolbox para o formulário irá criar um campo desse tipo.

Pode depois alterar as propriedades do campo através da caixa de propriedades. A caixa de propriedades pode mostrar todas as propriedades ou só as propriedades relativas à formatação, aos dados, aos evento ou as restantes.

Na caixa abaixo mostra-se como exemplo todas as propriedades que podem ser alteradas para uma caixa com texto.

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  • Name - Nome do campo do formulário (É importante quando se entra em programação)
  • Caption - O que surge no formulário. Também pode ser uma imagem.
  • Visible - Se o campo está visível ou oculto.
  • Display when - Pude-se seleccionar se quer que surga no ecrã ou quando se imprime.
  • Vertical - Mostrar o texto de forma vertical
  • Left - Distância à esquerda do campo à secção
  • Top - Distância ao cimo
  • Width - Largura do campo
  • Height - Altura do campo
  • Back Style - Fundo transparente
  • Back color - Cor do fundo
  • Special effect - Efeito de relevo ou contorno do campo
  • Border style - Estilo do contorno
  • Border Color - Cor do contorno
  • Border width - Largura do contorno
  • Fore Color - Cor do texto
  • Font Name - Fonte usada no texto
  • Font size, Font weight, Font italic, Font underline - Outros parâmetros sobre a fonte
  • Text align
  • Control tip text - Texto que surge quando se passa com o cursor do rato por cima do controle.
  • Help context id
  • Tag
  • Left margin, Top margin, Right margin, Bottom margin - Margens do texto no controle
  • Line spacing - Espaçamento de linhas

Deslocar um bloco no formulário

Todos os campos e blocos de texto podem ser arrastados com o rato e a sua posição alterada fazendo:

  1. Seleccionar o bloco pretendido. Para tal carregar com o rato em cima do bloco ou então marcar um rectângulo carregando com o rato numa extremidade e arrastando até à outra.

  2. Colocar o cursor do rato em cima do campo até este tomar uma forma de uma mão.

  3. Arrastar a mão para a nova localização do bloco e largar o botão do rato.

Alterar o alinhamento dos campos

Para alterar o alinhamento com que o texto surge nos campos faz-se:

  1. Selecciona-se os campos pretendidos.

  2. Carrega-se no ícone com o tipo de alinhamento pretendido.

Podem-se alterar mais parâmetros através do menu Format

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Alterar as cores

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Para alterar as cores faz-se:

  1. Selecciona-se os blocos de texto aos quais se pretende alterar a cor.

  2. Carrega-se num dos ícones acima.

  3. O primeiro permite alterar o fundo

  4. O segundo permite alterar a cor do texto.

  5. O terceiro permite alterar a cor do preenchimento.